Wie löst Ihr Team ein Problem?

Basierend auf der Culture Bites Podcast Episode 165 Does Your Team Practice Problem Solving? von Shaun McCarthy and Dominic Gourley von Human Synergistics Australien & Neuseeland
Geschrieben von Christine Scussel, Human Synergistics InterConnext GmbH

Das Treffen guter Entscheidungen und die effektive Problemlösung sind zwei wichtige Faktoren, wenn es um die Gesamteffektivität einer Organisation geht. Sprichworte, wie „zwei Köpfe sind besser als einer“ legen nahe, dass Teams tendenziell bessere Entscheidungen treffen, als einzelne Personen. Aber in letzter Zeit hat sich oft gezeigt, dass das Gegenteil der Fall ist, da Teams nicht wissen, wie man gemeinsam Entscheidungen trifft. Dominic hat in seiner Beratungspraxis einen Trend beobachten können, der zeigt, dass man sich in Organisationen erstaunlich wenig mit dem zugrundeliegenden Prozess des Entscheidens und Problemlösens in Gruppen auseinandersetzt – man geht eher davon aus, dass sich Dinge schon von selbst regeln werden, dass alle das gleiche Verständnis von dem Prozess haben. Hier soll es darum gehen, wie ein Team zu einer Lösung kommen kann, die sowohl von hoher Qualität als auch von den Gruppenmitgliedern akzeptiert ist.

Ein paar häufige Fehlannahmen

Teams treffen immer bessere Entscheidungen als Einzelne. Man kann nicht einfach davon ausgehen, dass wir im Team schon besser sein werden – wir müssen den Problemlösungsprozess des Teams auch durchdenken. Beispielsweise kann eine sehr dominante Person die Gruppe stark beeinflussen – obwohl die Person vielleicht nicht das größte Fachwissen besitzt und somit schlichtweg falsch liegt. Dann liegt auch die ganze Gruppe falsch, obwohl andere Gruppenmitglieder bessere Lösungen gehabt hätten.
Wir haben heute eine solche Masse an Informationen zur Verfügung, da lösen sich Probleme wie von selbst. Die Schwierigkeit ist nur, dass es immer irgendeine Unbekannte geben wird – insbesondere, wenn wir Annahmen über die Zukunft treffen. So gibt es diese Aussage, dass es zu jedem Problem eine einfache, aber falsche Lösung gibt. Die Komplexität unseres Arbeitsumfeldes verlangt nach System Thinking, also dem Betrachten von Interdependenzen und Synergieeffekten. Hier muss oft die Erfahrung von verschiedenen Personen in einen Dialog einfließen müssen.
Es ist allein die Aufgabe von Führungskräften, Entscheidungen zu treffen. Führungskräfte bestätigen diese Annahme oft noch, indem sie Entscheidungen auch allein treffen wollen – „wenn mein Team an der Entscheidung beteiligt ist, könnte sich die Frage aufdrängen was eigentlich meine Aufgabe ist.“ Was wir dabei aber vergessen, ist, dass wir durch einen guten Entscheidungsfindungsprozess als Gruppe deutlich bessere Entscheidungen treffen könnten.

Häufige Schwierigkeiten im Problemlösungsprozess – und Lösungsvorschläge

Human Synergistics bietet eine Reihe von Überlebenssimulationen an, die einem Team Problemlösungsstrategien nahebringen sollen, und zwar in einem Rahmen, in dem die Teammitglieder normalerweise keine fachliche Expertise besitzen. Wenn Teams Schwierigkeiten bei der Lösung derartiger Aufgaben haben, liegt dies oft an einem Mangel an einem vernünftigen Prozess. Man weiß nicht recht, wo man anfangen soll, jeder nennt seine Ergebnisse und schließlich wir per Mehrheitsentscheid eine Lösung „gewählt“. Das stellt eine wenig effektive Problemlösungsstrategie dar. Dem Modell von Norman Meyer zufolge entspricht eine effektive Lösung einer Lösung, die sowohl von hoher Qualität ist als auch eine hohe Akzeptanz im Team erhält. Eine hohe Akzeptanz erreicht man nur darüber, die Beteiligten wirklich in die Problemlösung einzubeziehen, statt ihnen die Lösung einfach überzustülpen. Dann wiederum besteht das Risiko, dass der Gruppe die Expertise fehlt und somit die Qualität leidet, aber man muss sich immer vor Augen führen, dass auch die qualitativ hochwertigste Lösung nichts taugt, wenn sie liederlich eingeführt und nur widerwillig angewendet wird.

Um in Sachen Lösungsqualität einen möglichst hohen Wert zu erzielen, ist es sinnvoll dem rationalen Problemlösungsprozess zu folgen. Die Problemlösung erfolgt danach in vier Schritten: Der erste Schritt ist die genaue Problembestimmung, das Verstehen der Situation und das Entwickeln einer Antwort auf die Frage, was eigentlich das Kernproblem ausmacht. Man sollte also erst das Problem verstehen, bevor man beginnt, es zu lösen. Die Voraussetzung für das Finden einer effektiven Lösung, ist der Konstruktive Umgang mit Konflikten in der Gruppe. Der Grund für einen potenziellen Konflikt kann darin liegen, dass Teammitglieder eine Situation recht unterschiedlich sehen. Es ist also nicht nur wichtig, dass ich als Teilnehmerin die Situation verstehe, sondern auch, dass ich verstehe, wie sie von anderen gesehen wird. Der Konflikt kann schon dadurch minimiert werden, dass man während einer Überlebenssimulation feststellt, wie unterschiedlich die Auffassungen und Gedanken zu einer bestimmten Situation sein können. Somit wird deutlich, warum man auch in beruflichen Situationen oft nicht übereingekommen.

Der nächste Schritt ist zu identifizieren, was unter Berücksichtigung des Problems eigentlich das Ziel ist. Auf welches gemeinsame Ziel will sich die Gruppe festlegen? Wenn die Gruppe sich nicht auf ein gemeinsames Ziel einigen kann oder sich gar nicht mit der Zielsetzung beschäftigt, kann das erklären, weshalb Lösungen oft nicht implementiert werden.

Im dritten Schritt konzentriert man sich darauf, Alternativen zu generieren, dafür wie man das im ersten Schritt bestimmte Problem lösen und das festgelegte Ziel erreichen kann. Wenn man das Problem auf unterschiedliche Weise betrachten kann, werden auch mehr Lösungsmöglichkeiten sichtbar. Man sollte so viele Alternativen wie möglich sammeln, die man dann im letzten Schritt auswertet. Hier ist es wichtig, nicht nach Nennung gleich in eine Diskussion zu verfallen, sondern die Lösungen erst einmal „neutral“ zu sammeln, also losgelöst von der Person, die die Idee hatte. Damit kann man einerseits unterbinden, dass jeder nur die eigene Idee verteidigt andererseits werden sich in der Bewertung der Ideen dann auch Einzelpersonen weniger angegriffen fühlen. Dies kann zurückhaltende Teammitglieder dazu ermutigen, ihre Ideen zu äußern.

Im letzten Schritt wägt man ab, wie wahrscheinlich und wie folgenreich das Eintreten negativer Konsequenzen bei jeder Lösung wäre. Hier sollte sich ein Team davor hüten, vorschnell eine Lösung zu favorisieren und dann andere Lösungen nicht mehr hinreichend zu betrachten, bevor man sich endgültig auf eine Lösung festlegt mit der alle Teammitglieder leben können. Dann geht es an die taktische Planung: Was müssen wir tun? Wer und bis wann? Das ist der Teil, in dem wir die Ausführung unseres gewählten Alternative planen. Abschließend ist anzumerken, dass man stets darauf achten muss, diese Schritte ganz klar zu trennen um am Ende zu einer hochwertigen Lösung zu kommen.

Die Akzeptanz einer Lösung kann man nicht erzwingen. Daher ist auch für diese Komponente laut Norman Meyer ein guter Prozess essentiell, der zwischenmenschliche Konflikte schon im Vorfeld minimiert. Wenn man also ein sehr dominantes Teammitglied in der Gruppe hat, minimiert man durch den oben beschriebenen Prozess schon die Einflussmöglichkeiten dieser Person. Des Weiteren ist gute Führung der Gruppe essentiell, weshalb der Einsatz eines Moderators/einer Moderatorin eine weitere Strategie sein kann. Zurückhaltende Personen im Raum, – die oft die besten Ideen hervorbringen können – um Äußerungen zu bitten und zu lenken wo dies notwendig ist. Brainstorming dagegen wird dazu führen, dass die Extrovertierten einen noch größeren Redeanteil bekommen. So bekommt man vielleicht viele Ideen, aber von einer begrenzten Anzahl an Personen. Es ist einfacher, einen Konsens zu erreichen, wenn man die Position der anderen gut nachvollziehen kann statt zu beurteilen.

Dabei kann aktives Zuhören von großer Bedeutung sein. Aktives Zuhören beschränkt sich nicht nur auf das höfliche zuhören, ohne jemanden zu unterbrechen. Es bedeutet vielmehr auch neugierige Fragen zu stellen und auch die Ideen, die andere vorgetragen haben aufzugreifen, von anderen Seiten zu beleuchten und Konstruktiv zu diskutieren. Wenn man diesen Aspekt berücksichtigt, kann sich die Akzeptanz einer Lösung stark verbessern. Jeder erwachsene Mensch wird verstehen, dass nicht immer jede Entscheidung so aussehen kann, wie man es sich vorgestellt hat. Wenn allerdings der eigene Standpunkt angehört und erwägt wurde, wird es viel wahrscheinlicher sein, dass man am Ende gut mit der gewählten Lösung leben kann. Wenn sich Mitglieder des Teams nicht gehört fühlen und am Ende ein offener Punkt im Raum steht, wird dies wiederum die Akzeptanz schmälern. Konsens darf also nicht mit einfacher Zustimmung verwechselt werden.

Das Lösen von Problemen im Team ist also eine erlernbare Fertigkeit. Kontaktieren Sie uns heute, um zu besprechen, wie Sie mit unseren Team Simulationen zu besseren Lösungen kommen. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht info@humansynergistics.de.